第三章 公文的体式与稿本

第一节  公文的体式

一、公文体式概述

公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。

公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体

公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。主要有：叙述、议论、说明

1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2、主要是顺叙  3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）

2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。  2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。  3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。  4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。 5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。 6、图表说明  7、引用说明   8、分析说明）

3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2、论据，是证明论点真实性的根据。3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求） 2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。 3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。  4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求：是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。

四、公文中的常见词语：

1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：

1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。

如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。

7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。 8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）

9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。
10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办     理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）  

2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。

3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”  

4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。

5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。

①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节  公文的构成要素与书面格式

一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。

二、公文的书面格式

公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。--是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

★公文的眉首部分包括：

1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）--规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐

2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。

标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。

位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。

保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。

绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。

秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。

3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。 （包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）

4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。

位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。

5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）

★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理  2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。

6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使   用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行

★公文主体部分包括：

1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）

2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。

3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：

①导语（导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）

②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。

正文主体一般要求：1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。

③结束语，正文的结尾

4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，--应在正文下一行加以标识

形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件

5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字）

位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
注意事项：
(1) 一般情况下，以领导人签发日期为准。(2) 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的  正下方。 (3) 法规、规章类文件以批准日期为准。 (4) 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日  期为准。 (5) 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。

6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。

(1) 单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）
(2) 联合行文印章
(3) 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理

7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。

★公文的版记部分：

1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。

★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率

（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化
1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。

注意事项： (1) 必须在公文主题词表中选用主题词。 (2)公文主题词表中的类别标题不作主题词。 (3)主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。(4)一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。(5)在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）

位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。  印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。

注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾“置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。
三、公文的特定格式：1）信函格式  2）命令格式  3）会议纪要格式

第三节  公文的排版形式与装订要求

一、公文的排版形式
公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
公文排版的有关问题：

1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm

2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法：第一级用：一、二、三…第二级用：（一）、（二）、（三）……第三级用：1 、 2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）

3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。

4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。

5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。

6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

二、公文的装订要求：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

第四节   公文的稿本

一、公文的稿本
1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指内容和和文字表述都还未成熟    的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非   正式、无效力。公文文稿按修改次数   可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。
2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，   是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

二、公文的文本        
同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
公文文本按不同用途可分为：1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。）4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。

第四章   公文的行文规范

公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。

公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。

第一节   公文的行文关系

公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围

二、 机关之间行文关系的划分

★党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：

1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。 —使用“上行文”“下行文”

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”

4、 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。—使用“平行文”

第二节   公文的行文方向与方式

★行文方式根据机关工作的需要分为：

1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。

（根据发文不同上的和要求分为：1、逐级下行文  ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。 2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。  3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）

2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式 2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。 3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。）  

3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

第三节   公文的行文规则

行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。
★公文行文规则：

1）注意隶属关系尊重机关职权；  
2）大力精减文件严格控制发文数量和范围；
3）一般情况党政机关不得越级行文  

4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；    
5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关  

6）主送机关与公文文种要相互呼应；      
7）关于联合行文的问题；    
8）关于请示的行文问题

9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；          
10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行 [page]

第五章 机关法定公文的写作（上）

第一节  命令（令）

一、命令（令）概述

1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）

3、哪些领导机关有权发布命令？

(1)中华人民共和国主席；(2)国务院；(3)国务院所属各部、各委员会；(4)县级以上各级人民政府；(5)乡、民族乡、镇的人民政府。

二、★命令的特点：1）权威性(1)主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。

2）指挥性      3）强制性

三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。 2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。 3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。  还有任免令、动员令 、戒严令、通辑令、特赦令

四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；

3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。

标题一般可以：1、发文机关加事由+文种  2、发文机关（领导人职务）+文种 ；

编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）

各类命令（令）的写法：

① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。

② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。

③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。

★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成

2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性

3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。

4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。

★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成

  2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩

  3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励

  4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。

第二节  议  案

一、议案概述

    1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。

2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性

①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。 ②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。

三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院） 2）由人民代表提出的议案

四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序

标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。

议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。

议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

第三节   决定   决议

一、决定

1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

2、决定的特点：1）内容重要  2）政策性强  3）有约束力

3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。  2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。 3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施

4、★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。 3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。

二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。

1、★决议的特点：1）表达群体意志  2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。 2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。

3、★决定和决议的异同：

共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；

2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。

不同点：1）形成的程序不完全一样 （决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。） 2）内容的范围不尽相同  （决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）

第四节    指示     意见

一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。

★指示的特点：1）针对性  2）原则性

★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示  2）涉及局部问题，带有特殊性的指示

★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）

2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰

二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件

1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。

1）直接指导性  2）批转执行型

2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。

1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。

2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。[page]

第六章   机关法定公文的写作  （中）

第五节    公告    通告    公报

一、公告      通告

1、公告、通告概述

公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性,内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公    告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。

3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。

3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为：

1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行

4、公告、通告的写作：

1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。

二、公报：是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性  2）发布机关的权威性

2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。

3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识

4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法 ，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。 3） 外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。

第六节      通知

一、  通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

1、通知是一促使用面积广,以下行文为主也可以是平行的公文种。 通知是机关使用最频繁的公文文种。

2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项

二、★通知的类型：

1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

三、★通知的写作：

1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知“二字。

2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。

  3）其他事项：1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。

第七节       通报

一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。

二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。 2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。  2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。  3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）

1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。   2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名称：放在正文之前的左上角。            4、正文：不同类型有不同写法。

(1)表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。

(2)批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。

(3)传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际需要决定。

第七章   机关法定公文的写作  （下）

第八节      报告

一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。

二、★报告的特点：1）重陈述  2）有主见

三、★报告的类型：

1、按内容涉及的范围可分为：

1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。

2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类） 2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要  2）表达观点要精练清晰  3）语言要简洁朴实

请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文

五、报告的格式（较简单）

1、标题多由“事由加文种”形式。 2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。

第九节     请示

一、请示的概述                请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

二、★请示的特点：

①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。

三、请示的类型：1）请求批准类      2）请求帮助类       3）请求批转类

四、 ★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯

1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但

不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）；② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落）；③  正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）

第十节     批复

一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。 2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：

    1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。

2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

四、★批复写作要求：1）要先回应后批复  2）态度要鲜明，措辞要明确  3）要及时批复

第十一节      函

一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。

二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。

三、★函的类型：1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。

2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。

4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。

五、函的格式：函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。

第十二节       会议纪要

一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。

二、★会议纪要的特点：

1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。

2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。

3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。

三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。

根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：

1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。

2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。这种会议纪要具有协议书、意见书性质。

3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。

四、会议纪要的写作：

1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

4、 会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。

第3点的★会议纪要的正文写法：1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分；2）会议概况介结开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后；  3）会议内容是主要部分，介结会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见有综合归纳和分项例举两种写法；4）结束语是小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

第十三节          条列    规定

一、条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。

条例的类型：1）党的中央机关制定的条例 ：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。 2）国家行政机关制定的条例  ：适用于规范全国性的某一方面的工作。3）地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。

二、规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。

规定的类型：1）党内规定 ：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。 2）法规性规定：由有条件制

定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。  3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。

三、条例和规定的写作：条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种

1、★草拟条例和规定的原则：1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务  2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策  3）从实际出发，实事求是 4）贯彻民主集中制，充分发扬民主

2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。3、条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。 章条式”适用于内容比较复杂的；“条款式”适用于内容比较简单的。4、语言要准确、严密。[page]

第八章   机关其他常用文书的写作（上）

第一节     规章类文书

一、规章类文书：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。

    1、规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。

2、★规章文书的特点：1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性：①内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。 ②执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通 。 ③制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。

二、规章类文书的写作四种类型

1、办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。—办法和条例、规定一样，同属行政法规。（属行政法规）

办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。

2、实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的：是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。

实施细则与法律、法规的联系和区别： ①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。

3、章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。

章程的种类： ① 组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等。

② 办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。

章程的形式：“章条式”—政党、较大的社会团体的章程多采用； “条款式”—机构较小、涉及事务不很多的章程采用。

4、守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。 写作要求：简短、精练、易记。

第二节    计划类文书

一、计划类文书，是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种

★计划类文书的作用：1）下情上达 ：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。 2）上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。  3）统一自身步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。

二、★计划类文书的特点：1）目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。  2）操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。

三、★计划类文书的类型：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类

1、规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。

文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。

2、计划类：实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多。计划类文种一般都叫“计划”

3、安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致、执行和检查均极方便。

计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，以也条款式和表格式结合使用的

四、★计划类文书写作要求：1）分析情况要认真细致一定要吃透三方面情况： ①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求； ② 主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力； ③客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。    2）确定目标要实事求是    3）措施步骤要切实可行   4）条目要分明，语言要简洁① 标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。②正文格式：多用”条款式”或“表格式”。

五、完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求计划正文的格式以“条款式”或“表

格式”最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。计划的文字尽量简洁，但表达要明确。

第三节      总结

一、总结，是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。

总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。总结的作用：下情上达和提高自身。

二、总结的特点：1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。  2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。

三、总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：1）综合性总结  ：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。

2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

四、★总结的写作要求：1）回顾工作情况要实事求是  2）总结经验教训要着眼未来 3）纲目要清晰，文风要平实

标题：常见有单行标题和双行标题两类。

正文：两种写法 1) “分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。 2)  “纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。

第四节   调查报告

一、调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。

★调查报告作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务

二、★调查报告的特点：1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。  2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。

★什么情况需写调查报告：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表 2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考 3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考

三、调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：1）新闻性调查报告  2）政务性调查报告  3）个案性调查报告

四、调查报告写作要求：1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题

调查报告的格式

①  标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。 a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。       b. 新闻标题：有单行和双行两种。 单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问        题，副标题说明调查对象、内容等。 标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。

②  正文：一般分前言、主体、结尾三个部分 。 前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。  主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾：调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题等。

第九章机关其他常用文书的写作（下）

第五节      讲话类文书

一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

二、讲话类文书的类型：  根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。 2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。  3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性  3）针对性

四、讲话类文书的写作：都由开头、主体、结尾三部分组成。

五、讲话类文书的写作

1、写作格式

①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。 开头：可彩开门见山的单  直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。

②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。 主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。

闭幕词：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。 结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。

③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。 结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人必、激励向上的作用。最后再写一些表示祝愿的话语。

2、★讲话类文书的写作要求：1）主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他，东拉西扯；2）材料要真实、新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲究步步推进，环环相扣；  4）语言要明白、生活，表达要简单、明了、生动活泼。

第六节     记录类文书

一、记录类文书，是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

记录类文书的类型包括：

①会议记录：是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。

②电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。

③接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。

④大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。

二、★记录类文书特点：1）内容纪实性  2）材料的直接性  3）语言的实录性

三、 记录类文书的写作

（一）会议记录的写作格式及写作要求：

1、会议记录一般包括以下部分：1）会议组织情况：应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。2）会议议题和议程    3）会议的进程和内容4）必要的手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。

2、会议记录一般要做到：1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。2）要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。 4）会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。

（二）电话记录的写作格式及定价写作要求：一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。

①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：1）接受时间。  2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。3）来电话内容。4）处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。5）接电话人姓名，必要时写明职务。

②发出电话记录一般应该包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。

③作电话记录要注意以下要求：

(1)接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。(2)电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。(3)接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。(4)重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。(5)一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。

（三）接等记录的写作要求：

1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。

2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。

（四）大事记的写作格式及写作要求

1、大事记的写作一般包括： (1)标题：一般由机关名称及内容加“大事记”构成。(2)开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等。(3)正文：由时间和记事两部分构成。按年月日排序。(4)结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。

2、★大事记的写作要求：1）要记述“大”事。大事不漏，小事不记。2）要客观真实； 3）要言简意赅。

第七节    简报类文书

一、简报：是简明扼要的书面报告。简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在内部运转，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。常见的名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。

二、简报类文书的类型：1）会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报：就是反映本部门、本

系统各方面工作情况的简报。

三、简报类文书特点：1）简，即简报在文字上要简明扼要   2）快，即编发简报要迅速及时   3）新，即立意要新、内容要新

四、简报类文书写作：

1、简报类文书的写作格式： 一般由报头、主题、报尾三部分组成。

① 报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。 ②主体：主体一般由按语、标题和正文组成。

按语：用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。

③报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。

2、简报类文书写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强

第八节    建议类文书

一、  建议类文书概述

1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

2、建议类分文书的分类：提案、建议三种。

①提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

②建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

二、★建议类文书的特点：①建议性②说理性：文字表达上力求实实在在，明确具体富于说理性③委婉性：语气要委婉和切中要害

三、  建议类文书的写作

1、提案的写作格式与写作要求

① 提案的写作一般包括： (1)标  题  写明XXX单位XXX会议第X号提案。(2)案  由  此部份简明扼要地写明提案的内容。(3)提案人  在“案由”下方，定上提案人的姓名。 (4)理  由  理由要说明提出建议或意见的原因。(5)办  法  写明解决问题的办法和措施。(6)日  期  在正文的右下方，署上提案所写的时间。

②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况  2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

     2、建议的写作格式及写作要求

①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。

(1)标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。(2)称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。(3)正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。(4)落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。

②★建议的写作要求：1）把握分寸要适度  2）所列内容要具体  3）表述语言要精练[page]

第十章      公文处理工作

第一节   公文处理工作概述

一、  什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。

1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。 ②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。 ③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。 ④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。

我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。

二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性 （主要表现在：1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。2、有的公文的处理要讲究适时。3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。） 3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。

★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。

公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：

(1) 公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。(2)公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。

第二节   公文处理工作的任务与组织

一、★公文处理工作的基本任务

科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。

★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

1、公文处理工作的组织机构：

①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门

②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。

③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

2、公文处理工作的组织领导

①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。 5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。

③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。

④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。 3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。

⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。 其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。

①★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）

②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式

第三节       公文处理工作的原则与要求

一、★公文处理工作原则：必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实是求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行原则

二、★公文处理工作要求：1）必须准确、周密，确保质量   2）必须及时、迅速，注重时效 3）必须做到安全可靠确保机密   4）必须加强集中统一管理   5）必须坚持实是求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行   6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义

第十一章  公文办理程序

第一节    公文办理程序概述

一、公文办理程序，指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。→

二、公文办理示意图：

P291页

第二节    收文办理程序

收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。★收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

一、签收、拆封和登记

1、签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。是收文办理的第一个环节，机关的收文主要有三个来源：1）机关交通送来的的机要件；2）邮局送来的挂号函件和电报；3）外机关和部门直接送来的文件材料

★签收不论是从何种渠道送来的文件材料，都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆情况，应及时追查原因。4）查清文件登记件数与实有件数是否相符

2、拆封—文书人员的职责（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封）

对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。

3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。

公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。

★公文登记作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作   4）作为核对与交接文件的凭据

公文登记的具体范围：1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料。

公文登记的原则上方便文件的运转和管理。

公文中不登记的文件（公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量）：1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。

公文收文登记的项目要求：

①外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的《收文登记簿》P308）

②内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

收文登记的形式分为：

1）簿册式登记采用预先装订成册的登记本，这是一种迄今仍应用比较普遍的登记形式。

（优点：容易保存，适宜按时间顺序）样式可分为：a适用于文件较少的机关，收文按流水顺序登记的；b适用于文件较多的中型机关和较大企事业单位，收文要进行分类登记的。）

2）联单式登记：是使用比较软而薄的纸张负印制的联单，一次复写两联、三联或四联来进行收文登记。

（优点：可减少重复登记，简化登记手续）

3）卡片式登记：是使用单张卡片进行收文登记的方法。

（优点：能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列）

二、审核分发和传阅

1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。
审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或             地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。

2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送

给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

分发的原则和具体要求是：

①对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导，再根据批办意见分发办理；

②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早的批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；

③对来文机关答复本机关询问的文件，（批复、复函）要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；

④在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知。先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；

⑤公文的分发要建立登记交换制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。

3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。    

属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的事项：1） 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301

三、拟办、批办与承办

1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。

如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。

批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。

承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。

四、催办、查办与注办

1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行

或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。

催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。

催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。

2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：

①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。

查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

查办工作一般按以下程序进行：

①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：(1)确定查办的事由；(2)明确办理要求；(3)指明承办单位或承办人；(4)规定完成时限；(5)提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：(1)肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；(2)否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；(3)部分肯定，部分否定。(4)事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。

3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。

注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

第三节  发文办理程序

发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

发文办理程序：1）拟稿、审核与签发  2）核发、缮印与校对  3）用印、登记与分发

发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。

一、拟稿、审核与签发

1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。

2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。  

公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，

与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。

目前没有切实把好关的主要有几个问题：

(1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。

(2) 本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。

(3) 有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。

公文格式的审核主要包括：(1)查文种的使用是否恰当(2)查公文标题是否能正确体现文件内容 (3)查公文格式安排是否得当

3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。

需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。       ②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审       阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的        发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文，       一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、 核发、缮印与校对

1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。

2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。

缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5）要建立登记制度。，

3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。

公文校对的两种方法：

① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。

校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。

三、用印、登记与封发

1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。

用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。

2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。

发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿  2）内收发对外收发的送文登记簿  3）外收发的发文登记簿3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。

封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。 ③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。 ④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。 ⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。 [page]

第十二章   公文的整理（立卷）工作

第一节    归档文件整理工作概述

一、  什么是归档文件整理工作

是指将归档文件以件为音位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。宗旨：简化整理、深化检索。

二、★归档文件整理意义：

1）能够保持文件之间有机联系，便于文件的查找利用；2）可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；3）为档案工作奠定了基础。文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档之后是档案。 文件整理是机关公文处理工作与档案工作的交接环节，它是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。因此被称之为文书工作与档案工作的“结合部”。

第二节  归档文件整理（立卷）工作的组织

归档文件整理（立卷）工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作。

一、 建立和健全文书部门整理（立卷）制度

文书部门立卷制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

1、文书部门立卷制度的确立与推行。

2、★文书部门整理制度优越性：①由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高归档文件质量和整理（立卷）工作的效率。②由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。③由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。④由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可促进机关档案工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。

二、 公文整理（立卷）环节的选择

公文整理（立卷）环节的选择，亦是立卷地点的选择，.是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。

1、选择机关公文整理（立卷）立卷的地点应考虑的相关因素：1）被确定为整理(立卷)环节的文书部门要直接经手文件的处理。2）对整理(立卷)环节所经手处理文件的数量有一定的要求。3）确定整理(立卷)环节时,还要考虑机关办公地点的分布情况。4）还要考虑文书工作人员的数量和配备情况及他们对业务的熟悉程度。

2、各类机关单位对公文立卷地点的正确选择：（集中式、分散式、集中式分散式相结合）

①对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作—集中式

②对于一些中等机关或者大机来说，如驻地比较分散，文件数量又较多，则可以考虑各自确定立卷地点；如驻地比较集中，文件数量不算多，则可以考虑集中在秘书部门进行立卷—分散式

③对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。

④ 要恰当地选择和确定立卷人员

三、明确公文整理（立卷）的范围

文书整理（立卷）的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该整理（立卷），哪些不该整理（立卷）。

文书整理（立卷）的范围=文件材料的归档的范围。

1、应该整理（立卷）的文件材料的范围：

1）上级机关的文件材料：(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料；(3)上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作进的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；(4)上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本。

2）本机关的文件材料：(1)本机关召开重要会议的文件材料；(2)本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；(3)本机关重要性往来公文；(4)本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料；(5)本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；(6)本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；(7)本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；(8)本机关财产、物资、档案等的交换凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；(9)本机关党、工、团和内部组织机构要工作活动中形成的文件材料；(10)本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。

3）同级机关和非隶属机关的文件材料：(1)同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管理业务但需要执行的法规性文件；(2)有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。

4）下级机关的文件材料：(1)下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；(2) 下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。

2、不需要立卷归档的文件材料范围：1）重份文件；2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；3）一些事务性的、临时性

的没有查考利用价值的文件村料；4）与本机磁、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；5）无特殊保存价值的信封；6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。以及上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料等，均无需进行立卷。

3、公文整理（立卷）的分工：是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。

其作用是：是了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。

四种整理（立卷）分工情况：

①上级党政机关的来文。(1)综合性、全面性的由机关办公秘书部门立卷归档；(2)专业性、业务性的由业务部门立卷归档； (3)上级业务主管部门的来文，由业务对口部门立卷归档。

②本机关的文件。(1)由机关秘书部门起草或承办的，由有机关秘书部门立卷归档；(2)有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门立卷归档；(3)两个以上机关联合发文，正文和定稿由主办机关立卷归档，其他机关只保存印制件；(4)其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件。

③下级机关的文件。—哪个部门办理的，由哪个部门立卷归档。

④会议文件。(1)以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由有机关秘书部门立卷归档；(2)由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，由召开会议的业务主管部门立卷归档。

第三节     归档文件整理的原则和方法

一、归档文件整理的几个基本概念  

1、归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作文书档案保存的各种纸质文件材料

①指出归档文件的来源和范围；②应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档；③应于归档的文件，必须是能作为文件档案保存的各种纸质文件材料。

2、归档文件整理：指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

①归档文件的整理单位是“件”；②归档文件的整理分为六个步骤；

3、件：指归档文件的整理单位。

二、归档文件整理原则：1）遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系；2）区分文件的不同保存价值；3）便于保管和利用

三、归档文件整理质量要求：1）应当齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制；2）整理归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求。书写材料—笔应使用钢笔和毛笔，墨水应使用蓝黑、碳素及墨汁。，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。纸张—A4，60-80克胶版印刷纸或复印纸。装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等。

第四节     归档文件整理方法与归档

一、归档文件整理方法的改革（★试述归档文件整理以“件”为单位同传统的整理方法“立卷”比较不同之处。）

1、取消案卷，实际文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；

2、界定“件”的要件，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；

3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体民政部组合及简化分类层次；

4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；

5、文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；

6、归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；

7、取消案卷，只编以“件”为单位的归档文件目录；

8、无需编页呈，目录改高“页数”项；

9、归档文件直接装盒保管；

10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊；

11、档案盒的项目设置有了较大变化：①封面只设“全宗名称”；②盒脊保留“全宗号、年度”，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”

二、★如何推行文件整理方法（推进以“件”为单位的归档文件整理方法，应做好哪些方面的工作？）1）更新观念,增强改革意识    2）提高人员素质   3）加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入   4）注意新旧整理方法的衔接

三、归档文件整理的工作步骤

1、装订—归档文件整理的第一步，可从实体上将归档文件的基本单位“件”确立下来。

以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：① 应对“件”内文件进行排列；②对用纸大于A4型的按A4的尺寸折叠（宜单张）；③ 装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整；④装订前，应将“件”内的各项按一定方式对间。⑤装订用品必须符合档案保护的要求。

件内文件排列方法：1）正本在前,定稿在后；2）正文在前,附件在后；3）原件在前,复制件在后；4）转发文在前,被转发文在后；5）回复性文件在前,报请性文件在后；6）结论性材料在前,依据性材料在后；7）不同文字文件无特殊规定的,汉文本在前, 少数民族文本在后,中文在前外文在后。

2、分类—指全宗内归档文件的实体分类，将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

归档文件的分类方法：① 按年度分类；②按保管期限分类；③按机构（问题）分类；④几种分类方法结合运用。

3、排列—指分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定

归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：

①对同一事由的归档文件，（一个作者，一个问题的文件）可按文件形成时间的先后排列或按文件的重要程度排列。

②对不同事由的归档文件，可采用以下文法排列：(1)按不同事由形成时间的先后排列—适用于“随办随归”的机关；(2)按事由的重要程度排列； (3)对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，可将零散文件在相应类别归档文件的最后或与相关的归档文件装订成一件并在目录备注栏或备考表中加以说明—应尽力避免；

4、编号—指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明

（其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果）

XXX归档章

全宗号

年 度

机 构

（问题）

保管期限

件  号

室编

馆编

（2）归档章：全宗号、年度、保管期限、件号、机构（承办机关）、问题

（3）★简述加盖归档章的具体要求：1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。2）填写归档章项目应使用用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。

5、编目—指编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一。
（一个装订成一本，目录一般打印3份，1份随文件装盒、1份移交、1份备考）

编制归档文件目录的内容：①归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项（全宗号应用全称或是规范性简称）②归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等；③归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

编制归档文件目录的填写要求：① 件号：填写室编件号；②责任者：制发文件的组织或个人，就是发文机关或署名者；③文号：发文字号；④题目：文件标题；⑤日期：文件的形成时间；⑥页数：以件为单位填写总页数，用于统计和核对；⑦备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。

6、装盒—指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。

①档案盒封面：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号

②盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号

③备考表：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期（随文件装盒）

装盒要求：应按分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒中。

四、公文归档
机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文件材料整理归档，能保证本机关档案齐全完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。

1、公文归档制度

①归档范围—机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。    ②归档时限—文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。

③★文件归档要求：(1)应归档的文件材料齐全、完整；(2)文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；(3)归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

2、归档文件的交接手续完成后，机关文书部门就完成了上一年的文书工作，归档文件被机关档案部门接收后凡进入了档案管理阶段。

件内文件排列方法：1）正本在前,定稿在后；2）正文在前,附件在后；3）原件在前,复制件在后；4）转发文在前,被转发文在后；5）回复性文件在前,报请性文件在后；6）结论性材料在前,依据性材料在后；7）不同文字文件无特殊规定的,汉文本在前,少数民族文本在后,中文在前外文在后。

                                               安徽公务员网祝广大公考生顺利通过考试